ابتدا طی تماس تلفنی که مربیان محترم مدارس با اردوگاه برقرار می کنند ، روز مورد نظر اردو را مشخص کرده و

مسئول پذیرش رزرو اولیه را ثبت کرده و بعد از ثبت ، مربی موظف میشود یک نامه درخواست اردو که همراه بامجوز

از منطقه می باشد برای ثبت نهایی یک هفته قبل از اجرای برنامه برای اردوگاه فکس کرده تا نامه توسط مسئولین اردویی

تائید و مجوز اردو صادر گردد .